Αναλαμβάνουμε σε συνεργασία με την οργανωτική επιτροπή την ανεύρεση χρηματοοικονομικών πόρων (χορηγών) για την διεξαγωγή του συνεδρίου.
Επιμελούμαστε και σχεδιάζουμε τα χορηγικά προγράμματα ώστε να είναι ουσιαστικά για τους χορηγούς και να αποφέρουν οικονομικά οφέλη σε αυτούς αλλά και στο συνέδριο.
Οπτικοακουστική Μελέτη και Τεχνικός Εξοπλισμός
Πριν από οποιαδήποτε εκδήλωση γίνεται οπτικοακουστική μελέτη του χώρου από έμπειρους πτυχιούχους τεχνικούς. Στην συνέχεια αφού καταγράψουμε τις ανάγκες του συνεδρίου, σε συνδυασμό με τις προδιαγραφές του χώρου εξοπλίζουμε τον χώρο με τα πλέον σύγχρονα συστήματα ήχου και εικόνας (προβολικά συστήματα, φορητοί η/υ, ολοκληρωμένο μικροφωνικό σύστημα, ρομποτικά συστήματα φωτισμού, δικτύωση μεταξύ των αιθουσών, μεταφραστικές καμπίνες). Τεχνικοί υποστήριξης των ηχητικών και προβολικών συστημάτων πλέον των χειριστών, είναι κατά την διάρκεια του συνεδρίου σε ετοιμότητα για την εξασφάλιση της απόλυτης επιτυχίας του συνεδρίου.
Τμήμα δοκιμαστικών παρουσιάσεων λειτουργεί κατά την διάρκεια του συνεδρίου για έλεγχο και παραλαβή των παρουσιάσεων των ομιλητών.
Ολόκληρη η εκδήλωση είναι δυνατόν να μαγνητοσκοπηθεί και να παραχθεί DVD με το υλικό συμπεριλαμβανομένου και των ομιλιών των ομιλητών.
Απευθείας μετάδοση χειρουργείων σε αίθουσα παρουσίασης (real time surgery)
Αναλαμβάνουμε την μελέτη και την υλοποίηση απευθείας μεταδόσεων χειρουργείων σε αίθουσες παρουσίασης. Για την εξασφάλιση άριστης εικόνας και ήχου χρησιμοποιούμε κάμερες υψηλής ευκρίνειας για τα όλα τα πλάνα. Ειδικά για τα πλάνα της επέμβασης χρησιμοποιούμε ηλεκτρικά κατευθυνόμενες κάμερες ως προς τις κινήσεις αλλά και ως προς την απόσταση ελεγχόμενες από το «control room». Στην αίθουσα παρουσίασης διαθέτουμε κονσόλα μοντάζ όπου έχουμε τη δυνατότητα εναλλαγής παραθύρων, προσθήκης τίτλων και λογοτύπων κατά την διάρκεια της επέμβασης. Όλα τα παραπάνω ελέγχονται από το «control room».
•
Επιμέλεια και σχεδιασμός του προγράμματος χορηγίας
•
Σύνταξη Προγράμματος Χορηγιών
•
Σχεδιασμός διαφημιστικού εντύπου ενημέρωσης υποψηφίων με κοστολόγιο, προδιαγραφές, οφέλη χορηγίας, προθεσμίες και διαδικασία συμμετοχής
•
Παροχή χορηγικών οφελών που να μεγιστοποιούν την απόδοση της επένδυσης των χορηγών εταιρειών
•
Προώθηση Χορηγικών Προγραμμάτων
•
Προσέλκυση χορηγών από την Ελλάδα και το εξωτερικό
•
Εφαρμογή Χορηγικών Ανταλλαγμάτων
•
Επικοινωνία με τους χορηγούς και Ανάληψη χορηγίας
•
Συντονισμός Χορηγών σε συνεργασία με την Νομική Υπηρεσία της εταιρείας και υπογραφή σύμβασης για λογαριασμό της οργανωτικής επιτροπής
•
Εξασφάλιση του μέγιστου δυνατού αριθμού συμμετεχόντων
•
Προσέλκυση του συγκεκριμένου κοινού που ενδιαφέρει τις χορηγούς εταιρείες
•
Ευχαριστήριες Επιστολές
Εκθεσιακοί Χώροι
Εκθεσιακά περίπτερα
•
Εξασφάλιση εκθεσιακού χώρου
•
Εκπόνηση μελέτης και σχεδιασμός αρχιτεκτονικής κάτοψης δομής του εκθεσιακού χώρου
•
Επικοινωνία με τις ενδιαφερόμενες εταιρείες για ενοικίαση εκθεσιακού χώρου
•
Οργάνωση και συντονισμός των περιπτέρων και των αιτημάτων των εκθετών σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες
Αναρτημένες Ανακοινώσεις
•
Εκπόνηση μελέτης και σχεδιασμός αρχιτεκτονικής κάτοψης του χώρου που θα ορισθεί για την ανάρτηση των posters
•
Τοποθέτηση πλαισίων για την ανάρτηση των posters
•
Λειτουργία γραφείου εξυπηρέτησης εκθετών
•
Εποπτεία και εξυπηρέτηση για την ανάρτηση των posters, καθώς και κατά την αποξήλωση τους
Σήμανση - Διακόσμηση
Αναλαμβάνουμε την σήμανση του συνεδριακού χώρου με σκοπό την εύκολη πρόσβαση και μετακίνηση των συνέδρων μέσα στον συνεδριακό χώρο.
Διακόσμηση των συνεδριακών αιθουσών γίνεται κατά περίπτωση και ανάλογα με τις ανάγκες που θέλουμε να εξυπηρετηθούν.
Διερμηνεία
Η Alfa Congress αναλαμβάνει σε συνέδρια με διεθνή συμμετοχή την διερμηνεία. Σε ένα διεθνές ή με διεθνή συμμετοχή, συνέδριο ή συνάντηση, είναι βασικό να γίνει κατανοητό το περιεχόμενο των συζητήσεων μεταξύ ατόμων διαφορετικών εθνικοτήτων, με διαφορετικά γλωσσικά ιδιώματα και πολιτιστικό υπόβαθρο.
Οι συνεργάτες-διερμηνείς είναι επαγγελματίες από την Ελλάδα και το εξωτερικό με υψηλό επίπεδο εκπαίδευσης, εμπειρία που έχει αποκτηθεί με διαμονή στις χώρες αυτές και με γνώση της κουλτούρας και της πολιτισμικής ιστορίας της κάθε χώρας.
Χαρακτηρίζονται από υψηλή αντοχή στην πίεση, εξαιρετική μνήμη και δυνατότητα να αναλύουν και να συζητούν, ενώ είναι ευχάριστοι και συζητήσιμοι ακόμα και για περιηγήσεις ή εκδρομές εκτός της επαγγελματικής συνάντησης.
Η διερμηνεία χωρίζεται σε 2 είδη, την ταυτόχρονη και την διαδοχική
1. Ταυτόχρονη διερμηνεία: Μπορεί να γίνει ψιθυριστά για ένα ή δύο άτομα, είτε από καμπίνα όταν πρόκειται για περισσότερους αποδέκτες.
2. Διαδοχική διερμηνεία: Ο ομιλητής διακόπτει για λίγο μετά από κάθε πρόταση ή φράση του έτσι ώστε να επιτρέπει στον διερμηνέα να μεταφράζει στην άλλη γλώσσα.
Γραμματειακή υποστήριξη προσυνεδριακά
Γραμματειακή Υποστήριξη
•
Αλληλογραφία με προσκεκλημένους ξένους και έλληνες ομιλητές για λογαριασμό της Οργανωτικής Επιτροπής
•
Αποστολή προκαταρκτικού προγράμματος σε ενδιαφερόμενες ομάδες ανθρώπων
Συλλογή και προετοιμασία του υλικού των συνέδρων και μεταφορά του στο συνεδριακό χώρο
•
Εγγραφές σε προηγμένο ηλεκτρονικό σύστημα συνεδριακής διαχείρισης
•
Διαχείριση των συνέδρων μέσω ηλεκτρονικού συστήματος (barcode)
•
Επιλογή συνεδριακού υλικού και διαφημιστικών δώρων
•
Εγγραφές και παράδοση του συνεδριακού υλικού στους συμμετέχοντες
•
Έκδοση και απονομή των βεβαιώσεων συμμετοχής
Τουριστικές Υπηρεσίες
•
Εξασφάλιση αεροπορικών εισιτηρίων
•
Εξασφάλιση δωματίων για τη διαμονή των συμμετεχόντων
•
Οργάνωσης ομαδικής ή ιδιωτικής μετακίνησης από και προς το αεροδρόμιο για τους συμμετέχοντες
•
Δυνατότητα για κρατήσεις δωματίων μέσα από τη συνεδριακή ιστοσελίδα
•
Επικοινωνία προς ενημέρωση όλων των συνέδρων και επιβεβαίωση κρατήσεων
•
Επιμέλεια για την εξασφάλιση της μετακίνησης και της διαμονής των προσκεκλημένων ομιλητών
•
Υποδοχή και εξυπηρέτηση των προσκεκλημένων ομιλητών κατά την άφιξή τους στο αεροδρόμιο
•
Εξυπηρέτηση των προσκεκλημένων ομιλητών και διευκόλυνση της διαδικασίας αναχώρησης κατά την επιστροφή τους
•
Μεταχείριση VIP προσκεκλημένων ομιλητών
Γραμματειακή υποστήριξη μετασυνεδριακά
•
Σύνταξη και αποστολή ευχαριστήριων επιστολών προς τους Έλληνες και ξένους προσκεκλημένους ομιλητές μετά τη λήξη του Συνεδρίου
•
Σύνταξη και αποστολή ευχαριστήριων επιστολών προς τους χορηγούς, εκθέτες και διαφημιζόμενους
•
Αναλυτική κατάσταση συνέδρων
•
Μετασυνεδριακά οικονομικός απολογισμός Συνεδρίου, στατιστικά στοιχεία συμμετοχής, συμμετεχόντων και στοιχεία που προκύπτουν από προαιρετικά ερωτηματολόγια
Εναλλακτικά σχέδια
Πρόβλεψη σχεδίου για τυχόν προβλήματα ή έκτακτες ανάγκες που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια διεξαγωγής του συνεδρίου και εξασφάλιση του απαραίτητου τεχνικού εξοπλισμού με επί τόπου υποστήριξη
